1. Definiția asociatului
Asociatul este o persoană fizică sau juridică (indiferent de naționalitate) care deține părți sociale în cadrul unei societăți comerciale.
2. Cum poate deveni o persoană asociat într-o societate?
O persoană poate deveni asociat în cadrul unei firme prin două modalități:
a) Înființează ea însăși o societate (singură sau cu alte persoane).
b) Când intră într-o societate deja existentă.
3. Cum poate o persoană să intre asociat într-o societate?
a) Prin cesiunea (transferul) părților sociale de la un asociat existent. Cesiunea poate fi făcută prin vânzare și prin donație.
b) Când persoana care vrea să intre în societate majorează capitalul social prin aport la capitalul inițial al firmei.
c) Prin succesiune când un asociat moare și lasă moștenire părțile sale sociale.
4. În ce poate consta aportul adus în societate?
Aportul adus în societate de asociați la înființare sau la majorarea capitalul poate consta în:
a) În numerar;
b) În bunuri mobile sau imobile;
c) În bunuri incorporale;
d) În prestații și cunoștințe specifice.
5. Cine poate fi asociat într-o firmă?
Orice persoană care are capacitate juridică de exercițiu poate avea calitatea de asociat în firmă.
6. Un minor poate avea calitatea de asociat într-o firmă?
În principiu, pentru ca o persoană fizică pentru să poată fi asociat într-o firmă (SRL) trebuie să aibă capacitate deplină de exercițiu; adică trebuie să aibă vârsta de minim 18 ani și să nu fie pusă sub interdicție judecătorească.
Considerăm că un minor poate avea calitatea de asociat în condițiile art. 40 C.civ. privind capacitatea de exercițiu anticipată. Astfel, pentru motve temeinice și dacă a împlinit 16 ani instanța de tutelă poate acorda minorului capacitate deplină de exercițiu.
7. Cine nu poate fi asociat în firmă?
Nu pot deține calitatea de asociat într-o firmă:
a) Minorii (cu excepția cazului când i-a fost acordată de instanță capacitatea anticipată);
b) Interzișii judecătorești
c) Persoanele condamnate pentru gestiune frauduloasă, abuz de încredere, fals, uz de fals, înşelăciune, delapidare, mărturie mincinoasă, dare sau luare de mită, pentru infracţiunile prevăzute de Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, pentru infracţiunile prevăzute de art. 143 – 145 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolvenţei;
d) Persoanele care au cazier judiciar;
e) Anumite categorii profesionale, cum ar fi judecătorii și procurorii.
8. Cum poate avea loc pierderea calității de asociat?
Pierderea calității de asociat poate avea loc prin:
a) Cesiunea părților în societate;
b) Executarea silită a părților sociale
c) Moartea asociatului (persoană fizică) sau încetarea personalității juridice (persoană juridică).
d) Faliment;
e) Punerea sub interdicție judecătorească;
f) Retragerea asociatului din societate;
g) Excluderea asociatului din societate de către instanța judecătorească.
9. Care sunt drepturile asociaților?
a) Asociații au dreptul de a consulta registrele și situațiile financiare ale societății și de a lua cunoștință de orice document al societății;
b) Asociații numesc în funcție administratorii și cenzorii. Tot ei au dreptul de a-i revoca din funcție și a le da descărcare de activitatea lor;
c) Asociații au dreptul de a încheiat un contract de audit financiar pentru supravegherea situației financiare a societății;
d) Asociații au dreptul de a fi angajați în cadrul societății;
e) Asociatul unic, sau asociații care îndeplinesc fracția prevăzută de lege, au dreptul să aducă schimbări în Actul constitutiv al societății;
f) Asociații au dreptul de a participa la împărțirea profitului societății.
10. Care sunt obligațiile asociaților?
a) Asociații au obligația de a contribui la formarea capitalului social al societății, prin aporturi bănești, bunuri, prestații sau cunoștințe specifice.
b) Asociații au obligația de a aproba bilanţul societăţii şi contul de profit şi pierderi, cât şi repartizarea beneficiilor şi plata dividendelor în condiţiile prevăzute de lege.
c) Obligație de neconcurență. Este interzisă orice concurență făcută de asociat societății din care face parte, prin acte sau fapte săvârșite pe cont propriu sau pe contul unei alte persoane.
d) Asociații au obligația de a contribui la pierderile societății în condițiile prevăzute de actul constitutiv.
11. Asociatul poate reprezenta societate în justiție?
Asociatul nu are dreptul de a reprezenta societatea în justiție. Societatea va fi reprezentată în justiție de administrator, iar pentru a fi valabilă reprezentarea societăţii de către asociat trebuie modificat actul constitutiv al acesteia prin revocarea administratorului şi/sau desemnarea unui nou administrator cu putere de reprezentare în persoana asociatului și cu asigurarea publicităţii corespunzătoare. Invocarea calității în timpul ședinței de judecată echivalează cu o reprezentare ad hoc a unei persoane juridice de drept privat, nefiind permisă de lege.
12. Contractul de închiriere sau de comodat pentru stabilirea sediului social trebuie înregistrat la ANAF?
Dacă sediul social are la bază un contract de chirie, iar locatorul (proprietarul imobilului) este persoană fizică, atunci contractul va trebui înregistrat la ANAF.
Pentru contractele de comodat și contractele de închiriere în care locatorul este o persoană juridică nu există obligația înregistrării contractului la ANAF.
13. Cum înființez o societate cu răspundere limitată (SRL)?
Înainte de a trece la înființarea firmei viitorul asociat trebuie să facă rezervarea denumirii firmei. Cererea de verificare a disponibilitatății denumirii se completează cu 3 denumiri (în ordinea preferinţelor) și se depune la Registrul comerțului. După ce denumirea este aprobată se poate proceda la înființarea societății.
Înființarea firmei are loc la Oficiul Registrului Comerțului din raza căreia se află sediul social al societății.
Procedura poate fi urmată atât online, cât și fizic, prin depunerea dosarului complet și corect întocmit pe site-ul https://portal.onrc.ro/ sau la sediul Registrului Comerțului. Pentru orice neconcordanță în întocmirea actelor procedura va fi amânată până la remedierea erorilor.
Pentru depunerea dosarului online este necesară crearea unui cont de utilizator și deținerea unei semnături electronice eliberată de un furnizor de servicii de certificare acreditat de Ministerului Comunicațiilor și pentru Societatea Informațională.
14. Ce documente trebuie să conțină dosarul depus la Oficiul Registrului Comerțului pentru schimbarea administratorului?
a) Cererea de înregistrare (original). Este vorba despre un formular ce poate fi descărcat de pe site-ul onrc.ro
b) Anexa 1 – privind înregistrarea fiscală. Anexa poate fi descărcata de pe site-ul onrc.ro, iar în funcție de aceasta se stabilesc anumiți parametri fiscali cum ar fi plata impozitelor, perioada de plată a impozitelor sau estimări privind numărul mediu de angajați sau cifra de afaceri.
c) Dovada verificării disponibilităţii şi rezervării firmei (original);
d) Declaraţia că persoana are calitatea de asociat unic într-o singură societate cu răspundere limitată sau că societatea cu răspundere limitată cu asociat unic nu este asociat unic în altă societate cu răspundere limitată (original). Verificarea calității de asociat unic se face de către Registrul Comerțului.
e) Actul constitutiv al societății (original). Se încheie sub semnătură privată și se semnează de toţi asociaţii. Este obligatorie forma autentică a actului constitutiv atunci când printre bunurile subscrise ca aport la capitalul social se află un imobil.
f) Documentul care atestă dreptul de folosinţă asupra spaţiului cu destinaţie de sediu social (copie). De exemplu, contractul de comodat, închiriere sau vânzare.
g) Cererea adresată ANAF în vederea obţinerii certificatului emis de administraţia financiară competentă, care certifică faptul că pentru imobilul cu destinaţie de sediu social nu a fost înregistrat un alt document pentru înstrăinarea dreptului de folosinţă asupra aceluiaşi imobil, cu titlu oneros sau gratuit. Cererea poate fi descărcata de pe site-ul onrc.ro.
h) Dovezile privind efectuarea vărsămintelor aporturilor subscrise de asociaţi la capitalul social
i) Declaraţiile date pe propria răspundere de către asociați și administrator din care să rezulte că îndeplinesc condiţiile legale pentru deţinerea acestor calităţi, în original. Declarația poate fi făcută în formă autentică de notarul public, în formă atestată de avocat în condiţiile Legii nr. 51/1995 sau cu darea de dată certă prin serviciile de asistenţă din cadrul ORC.
j) Copie după actele de identitate ale asociaților și administratorului.
k) Specimenul de semnătură al administratorului. Specimenul poate fi dat în faţa directorului ORC sau a înlocuitorului acestuia care va certifica semnătura sau în formă autentică la notarul public.
l) Declarație privind beneficiarul real al persoanei juridice.
m) Dovada privind plata tarifului legal de publicare în Monitorul Oficial, Partea a IV-a.
În unele cazuri pot fi cerute documente suplimentare:
a) Dacă persoana juridică nu desfăşoară la sediul social, la sediile secundare sau în afara acestora, activităţile declarate, o perioadă de maximum 3 ani , se va depune declaraţia-tip pe propria răspundere (model 1 – în original)
Dacă persoana juridică îndeplineşte condiţiile de funcţionare prevăzute de legislaţia specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecţiei mediului şi protecţiei muncii pentru activităţile precizate în declaraţia-tip (model 2 – original).
b) Dacă denumirea societății cuprinde cuvinte “ştiinţific”, “academie”, “academic”, “universitate”, “universitar”, “şcoală”, “şcolar”, “naţional”, “român”, “institut” sau derivatele acestora ori cuvinte sau sintagme caracteristice autorităţilor şi instituţiilor publice centrale este necesar un acord pentru utilizarea denumirii emis de Secretariatul General al Guvernului.
c) Dacă asociatul este un cetățean străin acesta va da o declaraţie autentică pe propria răspundere, iar traducerea acesteia va fi realizată de un traducător autorizat a cărui semnătură să fie legalizată de un notar public.
d) Împuternicire specială (în formă autentică), avocaţială sau delegaţie pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalităţile legale (original).
13. Cât timp durează înființarea firmei?
În mod normal, procedura de înființare a firmei durează 3 zile lucrătoare dacă toate actele sunt depuse corect și complet. În cazul în care, la verificare, se constată că dosarul nu este întocmit corespunzător procedura va fi amânată până la suplinirea lipsurilor.