1. Definiția administratorului:
Administratorul este persoana care reprezintă societatea comercială cu răspundere limitată (SRL) în relația cu Oficiul Registrului Comerțului de la momentul înființării sale și până la momentul în care societatea este radiată definitiv. De asemenea, acesta este persoana care conduce societatea și o angajează în raporturile de afaceri cu terții.
2. Cine poate fi numit administrator?
Administratorul unei societăți poate fi o persoană fizică sau o persoană juridică.
3. Ce condiții trebuie să îndeplinească persoana fizică pentru a putea fi numită administratorul societății?
Pentru a putea fi numită administratorul unei societăți persoana fizică trebuie să îndeplinească o serie de condiții:
a) Să aibă capacitate deplină de folosință și exercițiu. Astfel, orice administrator trebuie să aibă vârsta minimă de 18 ani și să nu fie declarat incapabil de lege (interzis judecătoresc).
b) Să nu fie incompatibilă. Nu vor putea exercita mandatul de administrator persoanele declarate de lege incompatibile și care ar putea crea o situație de conflict de interese între conducerea societății și desfășurarea celeilalte activități profesionale. Astfel, persoanele care ocupă funcții publice, magistrații, avocații, notarii, executorii judecătorești etc. nu vor putea avea calitatea de administrator într-o societate.
c) Să nu fi fost condamnată definitiv pentru una din următoarele infracțiuni:
– condamnate pentru gestiune frauduloasă, abuz de încredere, fals, uz de fals, înşelăciune, delapidare, mărturie mincinoasă, dare sau luare de mită, pentru infracţiunile prevăzute de Legea nr. 656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării actelor de terorism, pentru infracţiunile prevăzute de art. 143 – 145 din Legea nr. 85/2006 privind procedura insolvenţei.
d) Să nu aibă cazier fiscal. Verificarea se face de către Oficiul Registrului Comerțului în baza CNP-ului persoanelor române sau cu rezidență declarată în România.
4. Ce condiții trebuie să îndeplinească persoana juridică pentru a putea fi numită administratorul societății?
Dacă la conducerea societății este numită o persoana juridică aceasta are obligația să îşi desemneze un reprezentant permanent, persoană fizică, care este supus aceloraşi condiţii şi obligaţii ca administratorul persoană fizică.
La fel ca în cazul persoanei fizice nici persoana juridică nu poate avea cazier fiscal. În acest caz reprezentantul persoanei juridice va da o declarație notarială pe proprie răspundere prin care își asumă acest lucru.
În cazul în care persoana juridică este numită administrator recomandăm să se respecte principiul specialității capacității de folosință și să se prevadă în actul constitutiv al societății obiectul de activitate privind operațiunile manageriale și gestiunea afacerilor comerciale (CAEN 7022 – Activităţi de consultanţă pentru afaceri şi management).
5. Cine face numirea administratorului?
Numirea administratorului se face de către asociaţii fondatori sau asociatul unic prin actul constitutiv depus la înfiinţarea societății. Dacă numirea are loc ulterior înființării societății aceasta se face printr-o hotărâre a Adunării generale a asociaților.
6. O societate cu răspundere limitată poate avea mai mulți administratori?
Da, o societate poate avea mai mulți administratori. Aceștia pot fi numiți inițial prin actului constitutiv de către fondatori sau poti fi revocați și adăugați pe parcurs.
7. Administratorul unei societăți cu răspundere limitată este echivalentul reprezentantului legal al acesteia?
Doar administratorul căruia i-a fost acordat dreptul să reprezinte societatea (cu titlu permanent şi general) și pentru care sunt îndeplinite formalitățile de opozabilitate la registrul comerțului va avea calitatea de reprezentant legal al societății.
8. Cum poate fi remunerat administratorul societății?
Administratorul societății poate fi remunerat astfel:
a) Prin încheierea unui contract de administrare a societății;
Remuneraţia se stabilește prin actul constitutiv sau prin înţelegerea ulterioară a părţilor, prin lege ori, în lipsă, prin hotărâre judecătorească. În acest ultim caz, se va ţine seama de uzanţe şi, în lipsa unui asemenea criteriu, de valoarea serviciilor prestate de administrator (art. 793 C.civ.).
b) Prin încheierea unui contract individual de muncă.
c) Prin primirea unei indemnizații lunare brute și participarea la profitul net al societății în cazul în care statul sau o autoritate a administrației publice locale este acționar majoritar al societății.
9. Cum pot înceta raporturile juridice dintre administrator și societate?
Raporturile juridice dintre administrator și societate pot înceta prin:
– revocarea administratorului de către asociați;
– renunțarea la mandat a administratorului;
– decădere, ca urmare a intervenirii unei condamnări definitive pentru săvârșirea infracțiunilor prevăzute la art. 6 alin. (2) din Legea 31/1990;
– expirarea termenului de mandat când a fost dat pe o perioadă de timp determinată;
– îndeplinirea de către administrator a mandatului primit;
– decesul administratorului sau dizolvarea societății.
10. Cum poate fi schimbat administratorul unei societăți?
Administratorul unei societăți poate fi înlocuit (revocat) la voința fondatorilor (asociaților). Aceștia vor emite o hotărâre a adunării generale a asociaților (hotărâre AGA) în care va fi menționată revocarea vechiului administrator și numirea celui care îi va lua locul. Pentru ca revocarea să fie eficace este necesar acordul tuturor asociaților și să fie îndeplinite formalitățile de opozabilitate la registrul comerțului.
11. Care este procedura pentru schimbarea administratorului?
Schimbarea administratorului se face la Oficiul Registrului Comerțului din raza căreia se află sediul social al societății.
Procedura poate fi urmată atât online, cât și fizic, prin depunerea dosarului complet și corect întocmit pe site-ul https://portal.onrc.ro/ sau la sediul Registrului Comerțului. Pentru orice neconcordanță în întocmirea actelor procedura va fi amânată până la remedierea erorilor.
Pentru depunerea dosarului online este necesară crearea unui cont de utilizator și deținerea unei semnături electronice eliberată de un furnizor de servicii de certificare acreditat de Ministerului Comunicațiilor și pentru Societatea Informațională.
12. Ce documente trebuie să conțină dosarul depus la Oficiul Registrului Comerțului pentru schimbarea administratorului?
a) Cererea de înregistrare (original). Este vorba despre un formular ce poate fi descărcat de pe site-ul www.onrc.ro
b) Actul modificator al actului constitutiv în original (hotărârea adunării generale a asociaţilor/decizia asociatului unic sau actul adiţional la actul constitutiv). În cazul în care actul modificator este un act adiţional în formă autentică, nu se va mai depune şi hotărârea adunării generale în baza căreia acesta a fost încheiat. La dosar se va atașa și contorul de cuvinte al actului modificator în funcție de care se va stabili tariful de publicare în Monitorul Oficial; lipsa acestuia amână procedura și duce la întoarcerea dosarului către depunător.
c) Actul constitutiv actualizat (original). Actul constitutiv actualizat va cuprinde modificările prevăzute în actul modificator.
d) Declaraţiile date pe proprie răspundere de către noul administrator din care să rezulte că acceptă numirea şi că îndeplinesc condiţiile legale pentru deţinerea acestor calităţi (original). Declarația poate fi făcută în formă autentică de notarul public, în formă atestată de avocat în condiţiile Legii nr. 51/1995 sau cu darea de dată certă prin serviciile de asistenţă din cadrul ORC.
e) Actul de identitate al noului administrator (copie).
f) Specimenul de semnătură al administratorului. Specimenul de semnătură al noului administrator al societății se depune la Oficiul Registrului Comerţului odată cu cererea de înregistrare, dacă au fost numiţi prin actul constitutiv şi pot fi date în faţa directorului ORC sau a înlocuitorului acestuia care va certifica semnătura sau în formă autentică la notarul public.
g) Dovada privind plata tarifului legal de publicare în Monitorul Oficial, Partea a IV-a.
În anumite cazuri pot fi cerute documente suplimentare, cum ar fi:
a) Certificatul eliberat de cenzori privind depunerea garanţiei în cazul schimbării membrilor organelor de administrare şi/sau de conducere ale GIE şi ale societăţilor cooperative (original sau copie certificată);
b) Declaraţia autentică pe propria răspundere a persoanei fizice cetăţean străin în nume propriu sau ca reprezentant al persoanei juridice străine care nu este înregistrată fiscal în România, în original şi, după caz, traducerea realizată de un traducător autorizat a cărui semnătură să fie legalizată de un notar public.
c) Actul de înregistrare al persoanelor juridice române care deţin calitatea de administrator.
d) Împuternicire specială (în formă autentică), avocaţială sau delegaţie pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalităţile legale (original).
13. Cât timp durează procedura schimbării administratorului?
În mod normal, procedura de schimbare a administratorului durează 3 zile lucrătoare dacă toate actele sunt depuse corect și complet. În cazul în care, la verificare, se constată că dosarul nu este întocmit corespunzător procedura va fi amânată până la suplinirea lipsurilor.
14. Administratorul poate împrumuta bani de la societate?
Administratorul se poate împrumuta de la societatea în limita a maxim 5.000 de euro.
În orice caz, este interzisă creditarea de către societate a administratorilor acesteia, prin intermediul unor operaţiuni precum:
a) acordarea de împrumuturi administratorilor;
b) acordarea de avantaje financiare administratorilor cu ocazia sau ulterior încheierii de către societate cu aceştia de operaţiuni de livrare de bunuri, prestări de servicii sau executare de lucrări;
c) garantarea directă ori indirectă, în tot sau în parte, a oricăror împrumuturi acordate administratorilor, concomitentă ori ulterioară acordării împrumutului;
d) garantarea directă ori indirectă, în tot sau în parte, a executării de către administratori a oricăror alte obligaţii personale ale acestora faţă de terţe persoane;
e) dobândirea cu titlu oneros ori plata, în tot sau în parte, a unei creanţe ce are drept obiect un împrumut acordat de o terţă persoană administratorilor ori o altă prestaţie personală a acestora.
Excepție de la regula mai sus stabilită este în cazul în care operaţiunea este încheiată de societate în condiţiile exercitării curente a activităţii sale, iar clauzele operaţiunii nu sunt mai favorabile decât cele pe care, în mod obişnuit, societatea le practică faţă de terţe persoane.